National Event Management
60, chemin Renfrew, bureau 105
Markham (Ontario) L3R 0E1
Tél. : (905) 477-2677 ou 1 800 891-4859
Téléc. : (905) 477-7872

Anita Richard
Gérante du Salon de Montréal
Tél. : 888-891-2055
Adresse électronique : anita@nationalevent.com

Christine Barry
Directrice des ventes du Salon de Montréal
Tél. : 800-891-4859 poste 227
Adresse électronique : christine@nationalevent.com

Natalie Weaver
Directrice des ventes du Salon de Montréal
Tél. : 800-891-4859 poste 275
Adresse électronique : nweaver@nationalevent.com

Veuillez imprimer une copie de l'aide-mémoire pour les exposants pour vous aider dans la planification pour ce Salon. Pour participer aux rabais disponibles en réservant tôt, veuillez noter les dates limites.

Aide-mémoire pour les exposants

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Palais des Congrès de Montréal
201, avenue Viger Ouest
Montréal (Québec) H2Z 1X7
Tél. : 514 871-8122
Télécopieur : 514-871-3159

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Le vendredi 9 avril 2010 de 12 h à 21 h
Le samedi 10 avril 2010 de 10 h à 18 h
Le dimanche 11 avril 2010 de 10 h à 17 h

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HEURES D'ARRIVÉE DES EXPOSANTS
Jeudi 8 avril 2010 de 8 h à 20 h

Il ne sera pas permis aux exposants d'installer leur kiosque pendant les heures d'ouverture du Salon.

LE QUAI DE LIVRAISON
Veuillez noter que le quai de livraison est situé sur la rue Saint-Antoine Ouest entre les rues Saint-Urbain et Jeanne Mance.

Comment se rendre au quai de livraison

Véhicules au Salon

• Tous les bouchons des réservoirs de carburant et autres moteurs à combustion de véhicules exposés doivent être scellés avec du ruban adhésif pour empêcher l'échappement de vapeurs (à l'exception de réservoirs n'ayant jamais contenu de carburant)
• Tous réservoirs de carburant des véhicules au salon ne doivent pas être plus que demi-plein ou avoir plus que 10 gallons d'essence.
• Les cables de batteries doivent être enlevés. Dans le cas des moteurs qui ne requièrent pas de batterie pour le démarrage, les bougies d'allumage doivent être retirées.
• Les véhicules ne peuvent pas être déplacés pendant les heures du Salon.
• Le remplissage et la reprise de carburant des véhicules sont interdits à l'intérieur du bâtiment.

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TRANSPORTEUR DE MARCHANDISES :
Si vous devez expédier des produits au ou du Salon, la compagnie Reimer est le transporteur des marchandises officiel du Salon. Vous pouvez coordonner la livraison de vos produits en appelant au (866) 496-3976.

LIVRAISON DIRECTE AU SALON LE 8 avril 2010
Pendant les heures d'aménagement, la direction du Salon se fera un plaisir d'accepter vos livraisons en votre nom. Le tout vous attendra au quai jusqu'à votre arrivée. Si vous avez besoin d'aide pour déplacer votre marchandise du quai à votre kiosque ou d'un chariot élévateur, la compagnie Freeman sera disponible pour vous aider.

Veuillez vous assurer qu'une étiquette clairement lisible identifie votre chargement.

Nom de l'exposant
Numéro du stand
Salon national de la femme de Montréal
Palais des Congres
163, St Antoine Ouest
Montreal PQ H2Z 1H2

À NOTER : Le Palais des congrès N'ACCEPTERA aucune livraison avant la date d'aménagement du Salon.

LIVRAISON AVANT LE DÉBUT DU SALON :
Nous recommandons que vous utilisez Reimer pour vos besoins d'expédition avant le salon. Comme Reimer est notre porteur officiel d'exposition, ils entreposeraient vos matériaux jusqu'à 30 jours avant le Salon et les livrera au salon le jour d'installation.

Veuillez vous assurer qu'une étiquette clairement lisible identifie votre chargement.

Nom de l'exposant
Numéro du stand
Salon national de la femme de Montréal
Palais des Congres
163, St Antoine Ouest
Montreal PQ H2Z 1H2

Si vous choisissez de ne pas utiliser Reimer et d'utiliser un autre porteur, vous pouvez encore expédier vos matériaux avant le salon à l'entrepôt Freeman entre le 9 mars et le 5 avril 2010. Ils livreraient vous matériaux au salon pour le jour d'installation. Des frais supplémentaires appliqueraient.

Veuillez clairement identifier votre chargement.

A/S de Freeman - Ottawa
940 Chemin Belfast
Ottawa (ON)
K1G 4A2
Nom de l'exposant
Numéro du stand
Salon national de la femme de Montréal

Formulaire de commande pour matériel de manutention
Formulaire de commande pour installer et démonter
Formulaire pour les livraisons quittant le Salon
Formulaire de mode de paiement
Autorisation d'un tiers

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Veuillez prendre note que le départ commencera dès la fermeture du Salon à 17 h et une fois les allées sont vides. Pour éviter d'attendre en file, si vous êtes capable de sortir vos affaires vous-même, nous vous encourageons à le faire.

HEURES DE DÉPART DES EXPOSANTS
Le dimanche 11 avril 2010 entre 17 h 15 et 22 h

Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.

Toutes les aires d'exposition doivent être démantelées par 22 h. Tout matériel que ne sera pas ramassé après la fermeture du salon et la période de départ des exposants sera enlevé du plancher du salon avec des frais aux exposants concernés.

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Les rideaux de kiosque sont noirs et le tapis d'allée est mauve.

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Freeman Decorating
940, chemin Belfast
Ottawa (Ontario) K1G 4A2
Tél. : (613) 748-7180
Téléc. : (613) 745-8303

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Un ensemble tout compris d'accessoires pour votre kiosque est présentement disponible. Cet ensemble comprend des rideaux noirs, le tapis gris du kiosque, une table de 6 pieds juponnée (voir le choix de couleurs sur le formulaire), 2 chaises et une prise d'électricité double. Les prix sont spécifiés sur votre contrat. Si vous n'avez pas fait la demande de cet ensemble au moment de votre inscription au salon et vous désirez l'obtenir, veuillez contacter votre représentant de vente au 905-477-2677. Le formulaire ci-joint est seulement pour la sélection de la couleur de la jupette de table et non pour commander l'ensemble. Si vous avez déjà choisi la couleur de la jupette de la table de votre kiosque dans votre contrat, il n'est pas nécessaire de remplir le formulaire. Aucun substitut n'est disponible pour l'ensemble.

Veuillez ne pas compléter des formulaires de services pour les articles déjà compris dans cet ensemble.

La date limite pour commander cet ensemble, de même que pour choisir la couleur de la jupette de votre table, est le 8 mars 2010. Si le formulaire de sélection de la couleur n'est pas complété par cette date, les couleurs par défaut seront gris pour le tapis et blanc pour la jupette de table.

Ensemble complet de kiosque

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Si vous nécessitez des services électriques et vous n'avez pas choisi l'ensemble complet de kiosque, veuillez contacter le Palais des Congrès et leurs enveyer le formulaire ci-joint.

Palais des Congrès
Tél. : (514) 871-5871 ou 1 888 871-5871
Téléc. : (514) 868-6622

Services électriques

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Si vous nécessitez un téléphone ou de l'accès à l'internet dans votre kiosque, completer le formulaire ci-joint et renvoyer le au Palais des Congrès.

Palais des Congrès
Tél. : (514) 871-5871 ou (888) 871-5871
Téléc. : (514) 868-6622

Télécommunications

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Nous avons réservé un bloc de chambres à l’hôtel EMBASSY SUITES par Hilton au frais rédeut de 149 $ CAD en occupation simple ou double – suite standard, incluant un déjeuner chaud complet ainsi que la réception du gérant.

EMBASSY SUITES
208, St-Antoine ouest
Montréal (QC) H2Y 0A6

Pour les réservations, communiquez directement avec l’hôtel au 514-288-8886 ou 800-362-2779

Au moment de votre réservation, veuillez indiquer que vous participez au Salon national de la femme de Montréal pour obtenir le tarif préférentiel de groupe. Les tarifs ne peuvent être changés à votre arrivée ou à votre départ si vous n’avez pas indiqué votre participation au salon au préalable lorsque vous avez réservé votre chambre.

La disponibilité et le prix des chambres sont garantis seulement jusqu’au 9 mars 2010. Après cette date, tout réservation subséquente sera acceptée selon le principe du premier arrivé, premier servi et au tarif du jour en vigueur.

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Palais des Congrès
Tél. : (514 )871-5871 ou (888) 871-5871
Téléc. : (514868-6622

Les exposants sont responsables de l'entretien de leur espace d'exposition. Si vous désirez recevoir le service denettoyage dans votre kiosque, vour pouvez le résérver par completer le formulaire ci-joint et le renvoyer au Palais des congrès.

Nettoyage de kiosque

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Le Palais des Congrès n'offre pas de permis de stationnement. Il y a deux terrains de stationnement sous le Palais.

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Si vous nécessitez les services audio visuel, veuillez contacter Stephan Brunet à AVW Telav.

AVW TELAV
Tél: (514) 631-1821 - Stephan Brunet
Téléc: (514) 631-6727

Informatique et audio visuel

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Notre espace de réfrigération disponible est limité. Veuillez compléter le formulaire ci-joint et l'acheminer par télécopieur à Christine Barry au 905-477-7872.

Des frais de 50 $ sont applicables pour la première palette de produits, des frais supplémentaires de 25 $ seront ajoutés pour toute palette ensuite.

Réfrigération

DE LA GLACE
Si vous avez besoin de la glace lors du salon, vous pouvez vous en procurer à l’établissement au coût de 10 $ par sac de 10 livres.

RENFLOUER LES STOCKS
Le quai de chargement sera ouvert tous les jours de 8 h à midi afin que les exposants puissent renflouer leurs stocks. Les véhicules des exposants ne peuvent pas être laissés au quai de chargement.

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Si vous planifiez offrir des échantillons de nourriture ou de boisson, ces échantillons ne doivent pas peser plus de 2 oz.

Il est interdit de vendre des échantillons. Si votre échantillon est un produit alcoolisé vous devez communiquer avec Octavio au 514-871-3111. Une fois que vous avez obtenu la permission pour échantillonner ce produit, vous devez obtenir un permis pour le faire. Il n’est pas permis de vendre de l’alcool à la bouteille.

Indications

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NEM prendra les arrangements nécessaires auprès d'une maison d'hébergement ou une banque alimentaire du coin pour y apporter toute nourriture restante à la fermeture du salon. Tous les produits laissés dans les camions de réfrigération iront à la banque alimentaire. Si vous aimeriez faire un don de nourriture non-réfrigérée, nous aurons un endroit désigné au quai de chargement pour vous permettre de le faire.

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Trois semaines avant le Salon, nous vous enverrons 6 insignes porte-nom par stand de 10 x 10 et 12 insignes par stand de 10 x 20 ou plus large. Les insignes ne seront pas personnalisées : elles comporteront seulement le nom de votre entreprise. Assurez-vous de les distribuer avant la date d'arrivée aux personnes qui travaillent dans votre kiosque. Si, pour tel raison que ce soit, vous êtes incapable de le faire, veuillez apporter les insignes au bureau du Salon le jour de l'arrivée et demandez à vos gens de passer les chercher là-bas. Il faut porter son insigne porte-nom en tout temps pour avoir accès au Salon.

Veuillez noter que les cordons ne seront pas envoyés par courrier avec les insignes. Vous pourrez vous les procurer au salon. Si vous voulez vos insignes livrer à une adresse qui n'est pas celle qui se trouve sur votre contrat, communiquer ces détails avec votre représentant de vente.

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Si vous avez payé pour inclure un échantillon dans les sacs d'échantillons, veuillez livrer les produits :

Y's Owl Mclure
1140 Morrison Dr.,
Suite 100
Ottawa (ON) K2H 8S9

Les cargaisons peuvent commencer à arriver à partir du 16 février et doivent être reçues au plus tard le 16 mars. Veuillez vous assurer d’acheminer votre produit à temps car nous devons expédier le tout à Montréal.

Veuillez clairement indiquer sur votre cargaison LE SALON NATIONAL DE LA FEMME DE MONTRÉAL.

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Si vous voulez suspendre une bannière ou une affiche, veuillez contacter votre représentant de vente pour obtenir son autorisation. Dès que l'autorisation est en main, veuillez remplir le formulaire de commande ci-joint pour un tel service auprès du Palais des congrès. Pour de plus amples informations auprès du Palais des congrès, veuillez composer 888-871-5871 ou 514-871-5871 ou par télécopieur au 514-868-6622.

Pour installer les affiches

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Freeman est le courtier en douane officiel du Salon. Si vous avez besoin de leurs services, veuillez communiquer directement avec eux :

Tél. : (514) 987-2700
Téléc. : (514)665-4628

Douanes

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Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi. Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque. Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l'avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la direction du Salon.

Les cloisons pré-fabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le début du Salon.

Aucune affiche ni matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l'arrière du kiosque ni être accroché au plafond ou en travers de l'allée, sans l'autorisation de la direction du Salon. Toutes les affiches ne doivent être imprimées que d'un seul côté.

Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l'extérieur de votre kiosque. Il n'est pas permis d'utiliser un microphone sans obtenir l'autorisation au préalable de la direction.

National Event Management est tenue de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n'est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Lynn McVey au (905) 477-2677 ou 1 800 891-4859, poste 224.

Les réservoirs d'hélium sont acceptés s'ils sont attachés à un chariot à l'aide d'une chaîne.

Les animaux sont interdits à l'intérieur du bâtiment à l'exception de chiens-guides pour les aveugles.

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