19 et 20 novembre 2022 | Québec, Québec | ExpoCité, Centre de foires | Salles C & D

Bienvenue au Salon national de la femme de Québec, et merci d’avoir choisi d’y participer. Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l’exposant qui vous fournira toute l’information nécessaire pour vous permettre de préparer et d’installer votre kiosque. Veuillez faire vos commandes dès que possible afin de nous offrir, et d’offrir à nos fournisseurs de service, suffisamment de temps pour vous fournir les meilleurs tarifs et les services qui soient.

Le bureau du salon sera installé à ExpoCité, Centre de foires dès vendredi 18 novembre 2022 à 9h, et la direction sera à votre disposition pendant toute la durée du salon.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Emplacement du salon

ExpoCité, Centre de foires
Salles C & D
250, boulevard Wilfrid-Hamel
Québec, QC
G1L 5A7
Tél: (418) 691-7110
Fax: (418) 691-7249

CARTE DE LA RÉGION
CARTE MONTRANT L’EMPLACEMENT

Dates et heures du salon
Samedi 19 novembre 2022 9 h à 17 h
Dimanche 20 novembre 2022 10 h à 17 h

Horaire d’aménagement
Vendredi 18 novembre 2022 9 h à 20 h

Heures de démontage
Dimanche 20 novembre 2022 17 h à 22 h

Produit par
National Event Management
Suite #102
260 Town Centre Blvd.,
Markham ON
L3R 8H8
Tél: (905) 477-2677 ou (800) 891-4859
Fax: (905) 477-7872

Coordinatrice, services aux exposants
Eve Dorelas
905 477-2677 ou 1 800 891-4859, poste 285
eve@nationalevent.com

Directrice des opérations
Dina Latina
905 477-2677 ou 1 800 891-4859 poste 224
dina@nationalevent.com

AIDE-MÉMOIRE

Veuillez imprimer une copie de l’aide-mémoire pour les exposants pour vous aider dans votre planification du salon. Veuillez noter les dates limites afin de profiter des rabais disponibles en réservant tôt.

AIDE-MÉMOIRE

ACCRÉDITATIONS D’EXPOSANTS

Chaque exposant recevra des accréditations pour le personnel du kiosque. Les accréditations doivent être portées en tout temps pour accéder au salon.

Les accréditations porteront uniquement le nom de votre entreprise et doivent être récupérés au salon.

ASSURANCES

Assurances pour le kiosque / salon
L’exposant doit posséder sa propre « assurance responsabilité » couvrant un montant minimum de 1 million en dommages. Veuillez indiquer National Event Management comme « autre assuré ».

Assurances transport
La Direction du salon n’est PAS responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement suggéré de prendre une assurance transport lorsque vous organisez vos livraisons.

Responsabilité
L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la Direction du salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage que ce soit survenant à une personne ou entreprise ou subis par celles-ci. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, les autres exposants, la Direction, les propriétaires de l’immeuble et leurs employés et agents respectifs, ainsi que les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la Direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causées aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les immeubles du salon.

AUDIOVISUEL

DATE LIMITE : 10 novembre 2022

Si vous avez besoin de louer de l’équipement audiovisuel pour votre kiosque, Solotech offre un service de location d’équipement audiovisuel. Veuillez utiliser le lien ci-dessous pour placer votre commande.

 

COMMANDE EN LIGNE

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Solotech :

Solotech
Tél : 886 992-9466, poste 3695
cdf@solotech.com

 

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.

Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite tarif avant salon.

BANQUE ALIMENTAIRE


Pour les exposants qui auront des produits en surplus après le salon et qui désirent faire un don, nous avons pris arrangement avec une banque alimentaire. Tous les produits laissés dans le camion frigorifique après la fermeture du salon seront donnés à la banque alimentaire. Si vous avez des produits non réfrigérés que vous aimeriez donner, veuillez aviser le personnel du salon.

BILLETS DE COURTOISIE

Chaque exposant recevra par la poste dix (10) billets de courtoisie, à l’adresse indiquée sur votre contrat. Vous pouvez distribuer les billets gratuits à vos clients ou invité(e)s avant le salon. Il est interdit de distribuer les billets sur place, à moins que vous ne les laissiez au bureau du salon. Veuillez contacter votre représentante de ventes si vous souhaitez fournir une autre adresse postale.

Les exposants recevront aussi 10 billets gratuits par courriel, ainsi qu’un code de réduction pour les billets à partager avec vos clients, vos amis et votre famille.

COUPONS RABAIS

Distribuez un coupon rabais pour le salon afin d’augmenter le trafic à votre kiosque. Il n’y a aucune limite au nombre de coupons que vous pouvez distribuer à vos réseaux professionnels et personnels.

Les coupons vous seront envoyés par courriel à l’approche du salon.

COURTIER EN DOUANES

DATE LIMITE : 11 novembre 2022

ConsultExpo Inc. a été mandaté courtier en douane officiel du Salon national de la femme, et sera heureux de vous aider à dédouaner votre matériel de présentation à des fins d’entrée au Canada. L’entreprise offre des services simples et conviviaux de soutien douanier pour les déplacements aller-retour. À noter : si vous expédiez du matériel par service de messagerie, vous devez tout de même faire dédouaner votre matériel; veuillez fournir votre numéro de suivi à ConsultExpo et remplir les formulaires que l’entreprise vous demande.

Suivez ce lien pour compléter et soumettre votre Formulaire pour la demande de soumission douanes ou téléchargez les formulaires.

 

Le site Web dispose d’une fonctionnalité de chat pour une assistance en direct.

Pour une assistance personnalisée, veuillez contacter :
Jeff Labbé
Tél : 514 482-8886, poste 7
Cell : 514 709-0739
JeffL@ConsultExpoinc.com 
www.consultexpoinc.com 

 

FORMULAIRE DE DEDOUANEMENT

DÉCORATEUR DU SALON (Location de meuble et de kiosques)

DATE LIMITE : 4 novembre 2022

Un rideau de fond de 8 pi ainsi que 2 rideaux latéraux de 3 pi vous seront fournis. Si vous avez besoin de tables, chaises ou autres accessoires pour votre kiosque, vous pouvez les louer auprès du décorateur du salon ou apporter votre propre matériel.

COMMANDE EN LIGNE

Si vous accéder au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de placer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 1 800 636-8235. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter

GES
Tél : 418 877-2828
serviceinfo@ges.com

Un recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez amener votre propre recouvrement ou le commander chez notre fournisseur GES. Si vous apportez votre propre tapis, veuillez noter les règles concernant le Ruban adhésif pour le sol dans la section Règles et Règlements, plus bas.

Couleurs du salon

  • Rideaux : noir
  • Tapis d’allée : mauve

COMMANDE EN LIGNE

ÉCHANTILLONS D’ALCOOL

Pour l’échantillonnage d’alcool, vous devez obtenir un permis de la RACJ. Ce permis est seulement valide pour l’échantillonnage et les échantillons sont limités à 2 oz. La vente de produits d’alcool est strictement interdite.

Pour obtenir un permis, veuillez suivre les étapes suivantes :

  1. Contactez Christine Barry au (905) 477-2677 ou (800) 891-4859, poste 227, ou à christine@nationalevent.com.
  2. Christine Barry vous fournira avec notre numéro de permis et des instructions à suivre. Vous aurez besoin de ce numéro avant de faire la demande de votre permis auprès de la RACJ.
  3. Une fois que vous avez obtenu votre permis, veuillez envoyer une copie à christine@nationalevent.com
  4. Apportez avec vous la copie originale au salon la journée de livraison.

Vos livraisons doivent arriver au salon le 18 novembre 2022 (la date pour laquelle le permis est valide) et doivent être enlevés le 20 novembre 2022 (la date d’expiration du permis).

Vous pouvez accepter des commandes pour vos produits alcoolisés au salon, mais les consommateurs ne seront pas autorisés à partir avec leurs achats. Vous devriez prendre les dispositions nécessaires pour livrer le(s) produit(s) au consommateur.

ExpoCité peut annuler tout permis si les politiques ne sont pas respectées.

ÉCHANTILLONS ALIMENTAIRES

DATE LIMITE : 14 octobre 2022

Si vous planifiez faire de l’échantillonnage ou la vente de produits alimentaires dans votre kiosque, vous devez respecter les règlements suivants :

  • L’exposant doit respecter un format « échantillonnage » de 2 oz ;
  • L’exposant doit se conformer aux règles de salubrité alimentaire du MAPAQ et de toutes autres instances gouvernementales, et ce, afin de prévenir toute épidémie ou tout empoisonnement alimentaire.
  • Veuillez envoyer un courriel à eve@nationalevent.com en indiquant le produit que vous souhaitez distribuer et le format d’échantillons.

NORMES EN MATIÈRE D’ÉCHANTILLONAGE COMESTIBLE

ÉLECTRICITÉ

DATE LIMITE : 10 novembre 2022

L’électricité n’est pas fournie dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez placer votre commande en ligne.

COMMANDE EN LIGNE

Si vous accéder au site de commande Solotech pour la première fois, veuillez cliquer sur “Compte” au coin supérieur droit pour créer un nouveau compte.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Solotech :
Solotech
Tél : 1 886 992-9466, poste 3695
cdf@solotech.com

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.

Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date.

ENSEMBLE D’ACCESSOIRES DE KIOSQUE

DATE LIMITE : 24 octobre 2022

Un forfait d’accessoires tout inclus pour votre kiosque est offert. Ce forfait comprend un rideau de kiosque, un tapis, une table juponnée blanche (6 pi longueur x 30 po hauteur), 2 chaises et une prise électrique. Si vous n’avez pas commandé l’ensemble au moment de votre inscription au salon et que vous désirez l’obtenir, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer à votre représentante de ventes.

Aucun substitut n’est disponible pour l’ensemble.

BON DE COMMANDE ENSEMBLE D’ACCESSOIRES

EXPÉDITION ET LIVRAISON AU SALON

Livrer directement au salon le vendredi 18 novembre 2022

À NOTER : Le site N’ACCEPTERA aucune livraison avant la journée d’aménagement.

L’équipe du salon sera sur place lors du montage afin d’accuser réception de votre matériel en votre nom pendant les heures de montage seulement. Votre matériel sera déposé au quai et y restera jusqu’à votre arrivée. Afin de déplacer votre matériel à votre espace d’exposition, vous aurez à votre disposition des camions-pompes et chariots, et ce sans frais. Si vous avez besoin d’aide ou que vous devez utiliser un chariot élévateur de façon soutenue, veuillez envoyer un courriel au dina@nationalevent.com, car des frais pourraient s’appliquer.

Veuillez envoyer vos colis à l’adresse suivante :
Nom d’entreprise
Numéro de kiosque
Salon national de la femme de Québec
ExpoCité, Centre de foires
Salles C & D
250, boulevard Wilfrid-Hamel
Québec, QC G1L 5A7

 

Le moyen le plus efficace d’expédier votre matériel au salon est d’organiser l’expédition pendant les heures d’aménagement avec le transporteur officiel du salon :

YRC Freight
Glen Anderson
514 968-1812
glen.anderson@myyellow.com 

FORMULAIRE DE TRANSPORT

Expédition avant-salon

ConsultExpo Inc., a été mandaté fournisseur officiel de services d’entreposage à l’avance pour Le Salon National de la Femme de Québec. Veuillez remplir le formulaire de commande de ConsultExpo et le formulaire des douanes canadiennes (pour les envois internationaux) et les soumettre à leur bureau. Vous pouvez télécharger leurs formulaires ou soumettre les informations en ligne :

www.consultexpoinc.com/formulairefr.

L’adresse de livraison pour l’expédition avant-salon:

Nom de l’exposant / # du kiosque c/o
Le Salon national de la femme de Québec c/o
ConsultExpo / YRC Freight
1725 Chemin St-Francois
Dorval, QC
H9P 2S1

Pour demander un devis, veuillez remplir le formulaire de commande ci-dessous et l’envoyer par courriel à :

Jeff Labbé, Directeur des opérations
Tél : 514 482-8886, poste 7
Téléc : 888 629-9008
Cell : 514 709-0739
jeffl@consultexpoinc.com

FORMULAIRE ENTREPOSAGE AVANT-SALON

Les envois doivent arriver au plus tard le 11 novembre 2022

Toutes demandes de transport doivent être effectuées au moins 14 jours avant la journée de montage. Assurez-vous de bien identifier vos colis.

Si vous préférez utiliser un autre transporteur, veuillez-vous assurer que votre transporteur de choix est en mesure de faire la livraison/cueillette de vos matériels pendant les heures de montage/démontage du salon.

GLACE

Si vous avez besoin de glace pendant le spectacle, elle est disponible sur place via Concession Le Comptoir samedi et dimanche. Le coût est de 3$ pour 2 kg hors taxes ou de 40$ pour un bac à glace hors taxes.

HÔTEL

DATE LIMITE : 17 octobre 2022

L’hôtel réserve les chambres et garantit le tarif réduit jusqu’à la date indiquée. Ensuite les chambres seront attribuées en fonction des disponibilités aux taux en vigueur.

Nous avons obtenu un tarif de groupe de 136 $ + taxes pour une chambre occupation simple ou double, ou 146 $ + taxes pour un lit King, à l’Hôtel & Suites Normandin. Ce tarif comprend le petit-déjeuner continental, le WIFI gratuit et le stationnement gratuit.

L’Hôtel Normandin est situé au :
4700 Boul. Pierre-Bertrand
Québec, QC
G2J 1A4

Suivez les étapes suivantes pour réserver en ligne :

  1. Visite le site web https://hotelnormandin.com/hotel-et-suites-normandin-quebec/
  2. Cliquez sur Réservez en ligne, choisissez les dates et cliquez sur Réserver
  3. Cliquez sur Espace pro
  4. Utilisez le nom d’utilisateur et mot de passe ci-dessous pour obtenir le tarif de groupe :
    • Nom d’utilisateur : femmes2022
    • Mot de passe : femmes2022

Vous pouvez également réserver votre chambre par téléphone au 1-800-463-6721. N’oubliez pas de mentionner que vous faites partie du Salon national de la femme. Le tarif ne peut être changé dès votre arrivée si vous n’avez pas mentionné le salon au moment de la réservation.

INSTALLATION D’AFFICHES (suspension de bannières)

DATE LIMITE : 10 novembre 2022

Si vous avez besoin de suspendre au plafond une bannière, une affiche ou autre matériel, veuillez utiliser le lien ci-dessous pour placer votre commande.

COMMANDE EN LIGNE

Si vous avez des questions, veuillez contacter Solotech directement :

Solotech
Tél : 886 992-9466, poste 3695
cdf@solotech.com

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.

Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite.

INSTRUCTIONS DE DÉMONTAGE

Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main pour l’apporter à votre voiture, nous vous encourageons à le faire.

Il est strictement interdit de démonter ou de retirer votre kiosque ou le matériel de votre kiosque avant la fin du salon. Des frais vous seront facturés si vous démontez votre kiosque hâtivement, étant donné que des participants qui auront payé pour assister au salon seront toujours présents.

Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.

Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera retiré du site. La Direction du salon se réserve le droit de rediriger toute livraison qui n’a pas été ramassée ou qui a été refusée par le transporteur. Dans cette éventualité, vous assumez la responsabilité de tous les frais applicables engagés.

Nous encourageons les exposants à enlever les petits articles et les boîtes de produits ouvertes en premier. Le promoteur du salon prendra toutes les précautions raisonnables pour assurer la sécurité, mais le retrait immédiat de ces articles et boîtes ouvertes demeure le moyen le plus sûr d’éviter les cas de vol.

INSTRUCTIONS DE MONTAGE

Horaire d’aménagement : vendredi 18 novembre 2022 9 h à 20 h

  • Tous les exposants doivent s’inscrire officiellement avant d’installer leur kiosque. Veuillez-vous présenter au bureau du salon et le personnel du salon vous dirigera vers votre kiosque.
  • Tous les kiosques doivent être montés pour 20h le vendredi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon.
  • Le tapis dans les allées sera installé le samedi matin. Les chariots ne seront pas permis sur le tapis. Seul le matériel pouvant être transporté à la main peut être apporté au kiosque le samedi matin.
  • Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et le démontage.
LANGUE

Tous les exposants devraient connaître les lois linguistiques qui se trouvent dans la Charte de la langue française du Québec, en vigueur lorsque vous faites affaires dans la province de Québec. La loi a récemment été modifiée en mai 2011. Les modifications portées clarifient que toutes les entreprises qui exposent à un événement public (tous les salons organisés par National Event Management sont des événements publics) doivent respecter les lois linguistiques, peu importe que vous soyez basé à l’extérieur de Québec ou du Canada.

Qu’est-ce que cela implique pour les exposants ?

FEUILLETS ET DOCUMENTS AU SALON
Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français. Vos feuillets peuvent être bilingues ou les publications peuvent être offertes en 2 versions séparées, une exclusivement en français et l’autre exclusivement dans une autre langue (à condition que la version française soit disponible dans des conditions non moins favorables à l’accès et à la qualité que celle d’une autre langue).

SIGNALÉTIQUE, PRÉSENTOIRS ET AFFICHES
L’affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante (deux fois plus grand ou plus présent).

PERSONNEL DU KIOSQUE
Comme le français est la langue officielle au Québec, il doit avoir un minimum un (1) membre du personnel qui parle français dans le kiosque en tout temps, pendant les heures du salon. Les consommateurs de biens ou de services ont le droit d’être informés et servis en français. Il existe quelques exceptions à ces règles pour les noms de marques déposées, la présentation de nom d’entreprise, etc. Pour la Charte complète, veuillez consulter http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/C-11

*** Veuillez consulter la section portant sur La Langue du Commerce et des Affaires (chapitre VII) et les exceptions à la section 51 où l’anglais est permis (nom de compagnie, marque déposée, etc.) Veuillez passer en revue les modifications législatives, vos affiches, matériels et personnel afin de vous assurer de demeurer conforme.

MAIN D’ŒUVRE : MONTAGE ET DÉMONTAGE DU KIOSQUE

DATE LIMITE : 4 novembre 2022

Si vous avez besoin d’aide avec le montage ou le démontage de votre kiosque, veuillez soumettre votre commande en ligne.

COMMANDE EN LIGNE

Si vous accéder au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de placer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 1 800 636-8235. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter :

GES
Tél : 514 367-4848
serviceinfo@ges.com
COMMANDE EN LIGNE

NETTOYAGE DE KIOSQUES

DATE LIMITE : 1er novembre 2022

Les exposants sont responsables de l’entretien de leurs kiosques. Si vous avez besoin de services de passage d’aspirateur, veuillez contacter :

Décor Experts Expo
Tél : 418 666-7133
Téléc : 418 682-6697

BON DE COMMANDE NETTOYAGE

PROMOTION ET COMMANDITE


Il existe plusieurs façons d’accroître la visibilité de votre entreprise à nos salons. Des forfaits promotionnels et occasions de commandite, y compris l’espace publicitaire dans le Guide, des affiches sur place et une présence en ligne, sont disponibles. Pour plus d’informations, veuillez contacter :

Christine Barry
905 477-2677, poste 227
christine@nationalevent.com

QUAI DE CHARGEMENT

Entrée des livraisons : Nord du Centre de foires accès Soumande ; veuillez consulter la carte.

Un accès par le quai de livraison est possible. Veuillez utiliser les quais 7 à 13.

Des chariots et un camion-pompe seront à votre disposition. Si nécessaire, vous pourrez aussi avoir accès à un chariot élévateur pour déplacer votre matériel du quai à votre kiosque, le tout sans frais. Par contre, si vous devez utiliser le chariot élévateur de façon importante, veuillez joindre Dina Latina (dina@nationalevent.com) pour discuter de vos besoins. Des frais pourraient s’appliquer.

PLAN DU QUARTIER
ACCÈS

RÉAPPROVISIONNEMENT DES PRODUITS

Le quai de livraison sera disponible à chaque matin de 8 h à 12 h pour le réapprovisionnement des produits. Veuillez noter que les véhicules ne peuvent rester sur le quai.

RÉFRIGÉRATION

DATE LIMITE : 24 octobre 2022

Il est possible de réserver un espace dans notre remorque réfrigérée pour y entreposer vos produits au salon. Le tarif est de 90 $ par palette. Vos produits réfrigérés devraient être livrés après 12 h (midi) la journée du montage.

Veuillez compléter le formulaire ci-dessous.

BON DE COMMANDE RÉFRIGÉRATION & CONGÉLATEUR

RÈGLES ET RÈGLEMENTS

Booth2

– Le diagramme no1 montre les rideaux fournis avec votre emplacement.
– Le diagramme no 2 montre la hauteur maximale pour les bannières et produits dans votre kiosque.
– Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi.
– Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque.
– Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l’avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur.
– Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par Dina Latina (dina@nationalevent.com).

Les cloisons préfabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le salon.

Affichage
Aucune affiche ni matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l’arrière du stand ni être accroché au plafond ou en travers de l’allée, sans l’autorisation de la direction du Salon. Les affiches doivent être imprimées d’un côté seulement. Votre message de marque doit se trouver face à l’intérieur de votre kiosque seulement.

Recouvrement de sol
Un revêtement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez apporter le vôtre ou le commander chez le décorateur du salon.

Ruban adhésif (Dommages au sol, mur et tapis)
Il est important que vous utilisiez le bon type de ruban adhésif pour l’installation de votre tapis dans votre kiosque. Si votre ruban laisse des résidus, des frais vous seront facturés pour le nettoyage.

Voici les modèles de ruban adhésif deux-faces acceptés par l’ExpoCité :

MURS :

  • Crochet adhésif 3M, no 7220

PLANCHER:

  • Écho Tape : DC-W188F
  • Écho Tape : CL-W6033
  • 3M 6910
  • Uline S-21257

Si vous apportez votre propre tapis, vous devez respecter les restrictions sur le ruban adhésif ci-dessus. Veuillez informer la Direction du salon avant d’installer votre tapis ou revêtement si vous n’avez pas le bon ruban adhésif.

Vous pouvez acheter le ruban adhésif approuvé en-ligne ici : https://www.echotape.com/fr-ca/

 

Restrictions relatives à l’installation des kiosques
Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. L’exposant est aussi responsable pour l’huile, la graisse ou tout autre dommage général aux tapis. Les exposants souhaitant poser leur propre recouvrement de sol ne devront pas le fixer directement au plancher de l’immeuble. Nous vous suggérons d’utiliser du papier de construction ou un ruban adhésif approuvé (DC-W188F ou CL-W6048).

Démonstrations/distributions
Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation au préalable de la direction.

Règlements relatifs aux incendies
Tout exposant souhaitant utiliser un combustible (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou propane) dans l’espace d’exposition doit contacter la Direction du salon. Tous les expositions et matériels doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.

National Event Management est tenu de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Dina Latina au (905) 477-2677 ou 1 800 891-4859, poste 224 ou dina@nationalevent.com.

RÈGLEMENTS RELATIFS AUX INCENDIES

Animaux sur le site
La politique de l’établissement interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance pour handicapés. Une permission doit être obtenue de l’établissement pour toute exception. Veuillez communiquer avec Dina Latina (dina@nationalevent.com ; 905 477-2677, poste 224) pour obtenir les formulaires nécessaires.

Ballons gonflés à l’hélium
Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (qui doivent être assumés par l’exposant) pour les ballons perdus. Veuillez communiquer avec Dina Latina (dina@nationalevent.com) si vous souhaitez utiliser des ballons gonflés à l’hélium dans votre exposition.

Transport mécanique
Les moyens de transport mécaniques comme les voiturettes électriques, les scooters et les vélos ne sont pas autorisés dans les allées pendant les heures d’ouverture du salon. Les seules exceptions à cette règle s’appliquent aux personnes handicapées qui visitent le salon ou celles qui ont obtenu l’autorisation de la Direction du salon.

Non-conformité
National Event Management se réserve le droit d’effectuer sans préavis des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la Direction du salon et le non-respect de ces règles et règlements pourrait conduire à l’expulsion de l’exposant fautif et/ou à la fermeture de son kiosque.

SACS D’ÉCHANTILLONS

LIVRAISON D’ÉCHANTILLONS : 11 au 17 octobre 2022

Si vous avez réservé votre place dans le programme de Sacs d’échantillons, veuillez livrer vos produits à :

CROM / Atelier Labrosse
215 Labrosse, Pointe-Claire QC H9R 1A3
Attention: Steve Johnson
Tél : 418 683-2946, poste 6101
sjohnson.crom@ssss.gouv.qc.ca
Heures de réception : 9 h à 16 h

Les produits doivent être livrés après le 11 octobre et au plus tard le 17 octobre 2022. Assurez-vous que vos produits soient livrés avant la date limite car nous ne pouvons retarder le remplissage des sacs. Les produits livrés après la date limite, seront inclus seulement dans les sacs restants.

Assurez-vous de bien indiquer LE SALON NATIONAL DE LA FEMME DE QUÉBEC sur vos colis.

STATIONNEMENT DES EXPOSANTS

Les zones P9 et P10 sont dorénavant réservées exclusivement aux exposants. Le tarif de stationnement à ExpoCité est de 10 $. Veuillez aviser le préposé au stationnement que vous êtes exposant pour recevoir trois entrées gratuites avec l’achat de votre billet de stationnement.

CARTE MONTRANT L’EMPLACEMENT

TÉLÉPHONE ET INTERNET

DATE LIMITE : 3 novembre 2022

Veuillez noter : ExpoCité ne possède pas de connexion WiFi gratuit.

Si vous souhaitez obtenir une ligne téléphonique ou Internet dans votre kiosque. BON DE COMMANDE TÉLÉPHONE & INTERNET

Pour plus d’informations, veuillez contacter :
ExpoCité
Tél : 418 691-7250
Téléc : 418 691-7249
info@expocite.com

BON DE COMMANDE TÉLÉPHONE & INTERNET

VÉHICULES AU SALON

Tous les véhicules doivent respecter les horaires et procédures d’arrivée et de départ établis par la Direction du salon. Si vous souhaitez exposer un véhicule dans votre kiosque, veuillez communiquer avec Dina Latina (dina@nationalevent.com) pour obtenir l’autorisation nécessaire et définir l’heure d’arrivée.

Les véhicules à moteur ou tout équipement fonctionnant avec l’essence qui seront présents dans votre kiosque doivent être munis d’un réservoir à essence pouvant être verrouillé et les batteries doivent être débranchées. Les réservoirs à essence ne doivent pas contenir plus de 1/2 de leur capacité en essence pour permettre au produit de prendre de l’expansion. Les véhicules qui ne peuvent être dotés d’un bouchon verrouillable devront au moins avoir un bouchon scellé de façon acceptable pour le service des incendies.

  1. Tous les réservoirs à carburant de véhicules exposés doivent être complétement fermés et inaccessibles au public, à l’exception de réservoirs n’ayant jamais contenu de carburant.
  2. Les réservoirs à carburant ne doivent pas être scellés avec du ruban adhésif car cela pourrait nuire au fonctionnement de la valve de sécurité.
  3. Les réservoirs à carburant ne doivent être ni plein ni vide, mais peuvent être remplis au maximum au 1/3 de leur capacité.
  4. Les batteries de voiture doivent être débranchées. Dans les cas de moteurs sans batterie, il faudra retirer les bougies d’allumage.
  5. Il est interdit de démarrer les véhicules durant le Salon.

Les exposants seront tenus responsables de tout dommage aux tapis (graisse, huile, dommages généraux, etc.).

Les exposants doivent fournir à la Direction du salon une clé pour le véhicule, ainsi que le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable du déplacement du véhicule.

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