9 & 10 novembre 2019 | Québec, Québec | ExpoCité, Centre de foires | Salles C & D

Bienvenue au Salon national de la femme de Québec. Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l’exposant qui vous fournira toute l’information nécessaire pour rendre votre participation au salon plus rentable et agréable. Veuillez placer vos commandes aussitôt que possible afin de permettre le meilleur service possible de la part de la Direction du salon et des fournisseurs.

Le bureau du salon sera installé à ExpoCité, Centre de foires dès vendredi 8 novembre 2019 à 9h, et la direction sera à votre disposition pendant toute la durée du salon.

1. INFORMATIONS GÉNÉRALES

Emplacement du salon

ExpoCité, Centre de foires
Salles C & D
250, boulevard Wilfrid-Hamel
Québec, QC
G1L 5A7
Tél: 418-691-7110

PLAN D’ACCÈS
PLAN DU SITE EXPOCITÉ

Dates et heures du salon
Samedi 9 novembre 2019 9h à 17h
Dimanche 10 novembre 2019 10h à 17h

Horaire d’aménagement
Vendredi 8 novembre 2019 9h à 20h

Heures de démontage
Dimanche 10 novembre 2019 17h à 22h

Produit par
National Event Management
Suite #102
260 Town Centre Blvd.
Markham, ON
L3R 8H8
Tél: 905-477-2677 ou 800-891-4859
Fax: 905-477-7872

Coordinatrice, services aux exposants
Esther Benoit
Tel: 905 477-2677 ou 800-891-4859 poste 286
Courriel: [email protected]

Directrice des opérations
Dina Latina
Tel: 905-477-2677 ou 800-891-4859 poste 224
Courriel: [email protected] 

2. AIDE-MÉMOIRE

Veuillez imprimer une copie de l’aide-mémoire pour les exposants pour vous aider dans votre planification du salon. Veuillez noter les dates limites afin de profiter des rabais disponibles en réservant tôt.

AIDE-MÉMOIRE

3. ACCRÉDITATIONS D’EXPOSANTS

DATE LIMITE : 5 octobre 2019

4 à 6 semaines avant le salon, nous vous ferons parvenir six accréditations d’exposants (pour les kiosques 10 pi x 10 pi), portant seulement votre nom d’entreprise. Les kiosques de 10 pi x 20 pi ou plus recevront 12 accréditations. Les cordons seront disponibles sur place, au bureau du salon dès votre arrivée. Il est important de distribuer les accréditations à votre personnel de kiosque, avant le salon. Si vous n’êtes pas en mesure de faire la distribution avant le début du salon, veuillez les déposer au bureau du salon lors du montage et demandez à votre personnel de s’y rendre à leur arrivée au salon. Les accréditations doivent être portées en tout temps pour accéder au salon.

Si vous voulez faire livrer les accréditations à une adresse différente de celle indiquée sur votre contrat, veuillez en aviser votre représentant des ventes.

4. ASSURANCES

Assurances pour le kiosque / salon
L’exposant doit posséder ses propres assurances « responsabilité » couvrant un montant minimum de 2 millions en dommages. Veuillez nommer National Event Management comme “assuré supplémentaire”.

Assurances transport
La Direction du salon n’est pas responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement suggéré de prendre une assurance transport lorsque vous organisez vos livraisons.

Responsabilité
L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la Direction du Salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage quel qu’il soit survenant à ou subi par une personne ou entreprise. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, autres exposants, la Direction, le propriétaire de l’immeuble, ses agents et ses employés, et les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la Direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causés aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les édifices.

5. AUDIOVISUEL

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 31 octobre 2019

Si vous avez besoin de louer de l’équipement audiovisuel pour votre kiosque, Solotech offre un service de location d’équipement audiovisuel. Veuillez utiliser le lien ci-dessous pour placer votre commande.

COMMANDE PAR INTERNET

Si vous accéder au site de commande Solotech pour la première fois, veuillez cliquer sur “Compte” au coin supérieur droit pour créer un nouveau compte.

Si vous avez des questions, veuillez contacter Solotech directement :

Solotech
Tél : 1-886-992-9466 x 3695
[email protected]

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.
Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite tarif avant salon.

6. BANQUE ALIMENTAIRE

Pour les exposants qui auront des produits en surplus après le salon et qui désirent faire un don, nous avons pris arrangement avec une banque alimentaire. Tous les produits laissés dans le camion frigorifique après la fermeture du salon seront donnés à la banque alimentaire. Si vous avez des produits non réfrigérés que vous aimeriez donner, veuillez les laisser sur le quai de livraison, dans la zone indiquée.

7. Billets gratuits

Chaque exposant recevra par la poste dix billets d’admission gratuits avec leurs accréditations d’exposants, environ quatre à six semaines avant l’événement. Vous pouvez distribuer les billets gratuits à vos clients, ami(e)s ou en concours AVANT le salon. Il est interdit de distribuer les billets gratuits sur place. Si vous êtes dans l’impossibilité de distribuer les billets avant le salon, vous pouvez les laisser au bureau du salon avec les noms de vos invités.

8. CONSEILS POUR UN SALON RÉUSSI

Veuillez consulter le PDF ci-dessous ; vous y trouverez des conseils pour profiter au maximum de votre participation au salon.

CONSEILS

9. COUPONS RABAIS

Nous sommes fiers de vous offrir des invitations électroniques rabais personnalisées avec votre logo. Vous pourrez utiliser celles-ci pour sensibiliser votre réseau à votre participation au Salon et ainsi augmenter le trafic à votre kiosque. Il n’y a aucune limite au nombre d’invitations que vous pouvez distribuer.

Veuillez envoyer votre logo haute résolution en format .ai, .eps, ou .pdf à [email protected]

10. COURTIER EN DOUANES

TWI Canada est le courtier international officiel du salon, responsable de réaliser le dédouanement des marchandises destinées au Salon national de la femme. Si vous avez besoin de leurs services, veuillez communiquer avec leur représentant au moins un mois avant le salon.

Si vous avez des questions, veuillez contacter :

Jeff Labbé
TWI Canada/ConsultExpo
Tel: 514.482.8886 # 7
Fax: 888.629.9008
Cel: 514.709.0739
[email protected]
www.consultexpoinc.com

FORMULAIRE DE DEDOUANEMENT

11. DÉCORATEUR DU SALON (Location de meubles & et de kiosques)

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 22 octobre 2019

Un rideau de fond de 8 pi ainsi que 2 rideaux latéraux de 3 pi vous seront fournis. Si vous avez besoin de tables, chaises ou autres ameublements, vous pouvez les louer :

GES
Tél: 514.367.4848
Fax: 514.367.5115
[email protected]

Un recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez amener votre propre recouvrement ou le commander chez notre fournisseur GES. Si vous apportez votre propre tapis, veuillez noter les règles concernant le Ruban adhésif pour le sol dans la section Règles et Règlements, plus bas.

Couleurs du salon
• Rideaux : noir
• Tapis d’allée : mauve

COMMANDE EN LIGNE
FORMULAIRES MEUBLES & ACCESSOIRES
PAIEMENT

12. ÉCHANTILLONS D’ALCOOL

Pour l’échantillonnage d’alcool, vous devez obtenir un permis de la RACJ. Ce permis est seulement valide pour l’échantillonnage et les échantillons sont limités à 2 oz. La vente de produits d’alcool est strictement interdite.

Pour obtenir un permis, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Contactez Christine Barry au (905) 477-2677 ou (800) 891-4859, poste 227, ou à [email protected].

2. Christine Barry vous fournira avec notre numéro de permis et des instructions à suivre. Vous aurez besoin de ce numéro avant de faire la demande de votre permis auprès de la RACJ.

3. Une fois que vous avez obtenu votre permis, veuillez envoyer une copie à [email protected].

4. Apportez avec vous la copie originale au salon la journée de livraison.

 

Vous pouvez accepter des commandes pour vos produits alcoolisés au salon, mais les consommateurs ne seront pas autorisés à partir avec leurs achats. Vous devriez prendre les dispositions nécessaires pour livrer le(s) produit(s) au consommateur.

Vos livraisons doivent arriver au salon le 8 novembre 2019 (la date pour laquelle le permis est valide) et doivent être enlevés le 10 novembre 2019 (la date d’expiration du permis).

ExpoCité peut annuler tout permis si les politiques ne sont pas respectées.

13. ÉCHANTILLONS DE NOURRITURE

Si vous planifiez faire de l’échantillonnage ou la vente de produits alimentaires dans votre kiosque, vous devez respecter les règlements suivants :

  • L’exposant doit respecter un format « échantillonnage » de 2 oz ;
  • L’exposant doit se conformer aux règles de salubrité alimentaire du MAPAQ et de toutes autres instances gouvernementales, et ce, afin de prévenir toute épidémie ou tout empoisonnement alimentaire.
14. ÉLECTRICITÉ

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 31 octobre 2019

L’électricité n’est pas fournie dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez utiliser le lien ci-dessous pour placer votre commande.

COMMANDE PAR INTERNET

Si vous accéder au site de commande Solotech pour la première fois, veuillez cliquer sur “Compte” au coin supérieur droit pour créer un nouveau compte.

Si vous avez des questions, veuillez contacter Solotech directement :

Solotech
Tél : 1-886-992-9466 x 3695
[email protected]

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.
Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite tarif avant salon.

15. ENSEMBLE D’ACCESSOIRES DE KIOSQUE

DATE LIMITE : 18 octobre 2019

Un forfait d’accessoires pour votre kiosque est présentement disponible. Ce forfait comprend des rideaux noirs, un tapis gris, une table juponnée (6 pi long x 30 po haut), 2 chaises et une prise d’électricité standard double. Si vous n’avez pas fait la demande de cet ensemble au moment de votre inscription au salon et que vous désirez l’obtenir, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer à votre représentante de ventes.

Aucun substitut n’est disponible pour l’ensemble.

BON DE COMMANDE ENSEMBLE D’ACCESSOIRES

16. EXPÉDITION & LIVRAISON AU SALON

Livrer directement au salon le vendredi 8 novembre 2019

À NOTER : Le site N’ACCEPTERA aucune livraison avant la journée d’aménagement. L’équipe du salon sera sur place lors du montage afin d’accuser réception de votre matériel en votre nom pendant les heures d’aménagement seulement. Votre matériel sera déposé au quai et y restera jusqu’à votre arrivée. Afin de déplacer votre matériel à votre espace d’exposition, vous aurez à votre disposition des camions-pompes et chariots, et ce sans frais. Par contre, si vous croyez avoir un besoin excessif du chariot élévateur, des frais additionnels pourraient s’appliquer. Veuillez en discuter avec [email protected].

Veuillez identifier votre colis clairement :

Nom d’entreprise
Numéro de kiosque
Salon national de la femme de Québec
ExpoCité, Centre de foires
Salles C & D
250, boulevard Wilfrid-Hamel
Québec, QC G1L 5A7
Numéro de cel

Le moyen le plus efficace d’expédier votre matériel au salon est d’organiser l’expédition pendant les heures d’aménagement avec le transporteur officiel du salon :

TWI Canada/ConsultExpo
Jeff Labbé
514.482.8886 # 7
[email protected]

DEMANDE DE SOUMISSION

Expédition avant-salon
Si vous choisissez Groupe TWI comme transporteur, ils pourront recevoir et entreposer votre matériel pour une durée maximale de 30 jours avant le salon, sans frais supplémentaires, avant de livrer votre matériel au salon la journée d’aménagement.

L’adresse de livraison pour l’expédition avant-salon :

Transkid
c/o TWI /YRC
1800, Leon-Harmel
Quebec City, Qc
G1N4R9
Attention: Phillip Tardiff
Tél: 418 651- 0007

Pour demander un devis, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer par courriel à :

TWI Canada/ConsultExpo
Jeff Labbé
514.482.8886 # 7
[email protected]

DEMANDE DE SOUMISSION

Toutes demandes de transport doivent être effectuées au moins 14 jours avant la journée de montage. Assurez-vous de bien identifier vos colis.

Si vous préférez utiliser un autre transporteur, veuillez-vous assurer que votre transporteur de choix est en mesure de faire la livraison/cueillette de vos matériels pendant les heures de montage/démontage du salon.

17. GLACE

Il y aura de la glace disponible au stand de concession tout au long de la fin de semaine. Le coût est de 25$ par bac de 10 kg (plus les taxes).

18. HÔTEL

DATE LIMITE : 14 octobre 2019

L’hôtel réserve les chambres et garantit le tarif réduit jusqu’à la date indiquée. Ensuite les chambres seront attribuées en fonction des disponibilités aux taux en vigueur.

Nous avons obtenu un tarif de groupe de 115 $ + taxes pour une chambre – occupation simple ou double à l’Hôtel & Suites Normandin.

L’Hôtel Normandin est situé au :
4700 Boul. Pierre-Bertrand
Québec, QC
G2J 1A4

Suivez les étapes suivantes pour réserver en ligne :
1. Visite le site web https://hotelnormandin.com/hotel-et-suites-normandin-quebec/
2. Cliquez sur Réservez en ligne, choisissez les dates et cliquez sur Réserver
3. Cliquez sur Espace pro
4. Utilisez le nom d’utilisateur et mot de passe ci-dessous pour obtenir le tarif de groupe :
Nom d’utilisateur : femmes2019
Mot de passe : salon2019

Vous pouvez également réserver votre chambre par téléphone au 1-800-463-6721. N’oubliez pas de mentionner que vous faites partie du Salon national de la femme. Le tarif ne peut être changé dès votre arrivée si vous n’avez pas mentionné le salon au moment de la réservation.

19. INSTALLATION D’AFFICHES (suspension de bannières)

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 31 octobre 2019

Si vous avez besoin de suspendre au plafond une bannière, une affiche ou autre matériel, vous devez commander ce service auprès de Solotech. Veuillez utiliser le lien ci-dessous pour placer votre commande.

COMMANDE PAR INTERNET

Si vous accéder au site de commande Solotech pour la première fois, veuillez cliquer sur “Compte” au coin supérieur droit pour créer un nouveau compte.

Si vous avez des questions, veuillez contacter Solotech directement :

Solotech
Tél : 1-886-992-9466 x 3695
[email protected]

Veuillez noter que Solotech accepte seulement des commandes en ligne; aucun formulaire en papier n’est disponible.
Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite tarif avant salon.

20. INSTRUCTIONS DE DÉMONTAGE ET DÉPART

Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon à 17 h une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main, nous vous encourageons à le faire.

Veuillez noter qu’il est strictement interdit de commencer le démontage de votre kiosque avant la fermeture du salon car les visiteurs payent le plein prix pour visiter le salon jusqu’à la fermeture des portes. Des frais seront imposés si vous ne respectez pas cette règle.

Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.

Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera enlevé du site. La Direction du salon se réserve le droit de rediriger toute livraison qui n’a pas été ramassée ou refusée par le transporteur. Dans cette éventualité, vous assumez la responsabilité de tous les frais applicables encourus.

Les exposants sont encouragés à enlever les petits items et les boîtes de produits ouvertes en premier. Le promoteur du salon prendra toutes les précautions raisonnables pour assurer la sécurité, mais le retrait immédiat de ces items et boîtes ouvertes demeure le moyen le plus sûr d’éviter les cas de vol.

21. INSTRUCTIONS DE MONTAGE

Horaire d’aménagement : vendredi 8 novembre 2019 9h à 20h

  • Tous les exposants doivent s’inscrire au Bureau du salon avant d’installer leur kiosque. Veuillez-vous présenter au Bureau du salon et le personnel du salon vous dirigera vers votre kiosque.
  • Tous les kiosques doivent être montés pour 20h le vendredi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon.
  • Le tapis dans les allées sera installé le samedi matin. Les chariots ne seront pas permis sur le tapis; tout matériel doit être transporté à la main samedi matin.
  • Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et durant le démontage.
22. LOIS LINGUISTIQUES

Tous les exposants devraient connaître les lois linguistiques qui se trouvent dans la Charte de la langue française du Québec, en vigueur lorsque vous faites affaires dans la province de Québec. La loi a récemment été modifiée en mai 2011. Les modifications portées clarifient que toutes les entreprises qui exposent à un événement public (tous les salons organisés par National Event Management sont des événements publics) doivent respecter les lois linguistiques, peu importe que vous soyez basé à l’extérieur de Québec ou du Canada.

Qu’est-ce que cela implique pour les exposants ?

FEUILLETS ET DOCUMENTS AU SALON
Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français. Vos feuillets peuvent être bilingues ou les publications peuvent être offertes en 2 versions séparées, une exclusivement en français et l’autre exclusivement dans une autre langue (à condition que la version française soit disponible dans des conditions non moins favorables à l’accès et à la qualité que celle d’une autre langue).

SIGNALÉTIQUE, PRÉSENTOIRS ET AFFICHES
L’affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante (deux fois plus grand ou plus présent).

PERSONNEL DU KIOSQUE
Comme le français est la langue officielle au Québec, il doit avoir un minimum un (1) membre du personnel qui parle français dans le kiosque en tout temps, pendant les heures du salon. Les consommateurs de biens ou de services ont le droit d’être informés et servis en français. Il existe quelques exceptions à ces règles pour les noms de marques déposées, la présentation de nom d’entreprise, etc. Pour la Charte complète, veuillez consulter http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/C-11

*** Veuillez consulter la section portant sur La Langue du Commerce et des Affaires (chapitre VII) et les exceptions à la section 51 où l’anglais est permis (nom de compagnie, marque déposée, etc.) Veuillez passer en revue les modifications législatives, vos affiches, matériels et personnel afin de vous assurer de demeurer conforme.

23. MAIN D’ŒUVRE : MONTAGE & DÉMONTAGE DE KIOSQUE

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 25 octobre 2019

Si vous avez besoin d’aide avec le montage ou le démontage de votre kiosque, veuillez soumettre votre commande à :

GES
Tél: 514.367.4848
Fax: 514.367.5115
[email protected]

COMMANDE EN LIGNE
MAIN D’OEUVR
PAIEMENT

24. NETTOYAGE DE KIOSQUES

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 1er novembre 2019

Vous êtes responsable de l’entretien de votre kiosque. Décor Experts Expo peut passer l’aspirateur à l’intérieur de votre kiosque si vous le désirez ; des frais s’appliquent. Veuillez contacter :

Décor Experts Expo
Tél: 418-666-7133
Fax: 418-682-6697

BON DE COMMANDE NETTOYAGE

25. PROMOTIONS & COMMANDITES

Il existe plusieurs façons d’accroître la visibilité de votre entreprise à nos salons. Nos forfaits publicitaires et occasions de commandite comprennent de l’espace publicitaire dans le Guide officiel du salon, de l’affichage sur place et une visibilité en ligne. Pour plus d’informations, veuillez contacter :

Emmanuelle Bonneau
905-477-2677 poste 227
[email protected]

26. QUAI DE CHARGEMENT

Entrée des livraisons : Nord du Centre de foires accès Soumande ; veuillez consulter la carte.

Un accès par le quai de livraison est possible. Vous aurez accès aux quais de chargement 7 à 13.

Des chariots seront à votre disposition. Si nécessaire, vous pourrez aussi avoir accès à un chariot élévateur pour déplacer votre matériel du quai à votre kiosque, le tout sans frais. Par contre, si vous croyez avoir un besoin excessif du chariot élévateur, des frais additionnels pourraient s’appliquer. Veuillez en discuter avec [email protected]onalevent.com.

PLAN D’ACCÈS
ACCÈS QUAI DE CHARGEMENT

27. RÉAPPROVISIONNEMENT DES PRODUITS


Le quai de livraison sera disponible à chaque matin de 8h à 12h pour le réapprovisionnement des produits. Veuillez noter que les véhicules ne peuvent rester sur le quai.

28. RÉFRIGÉRATION

DATE LIMITE : 18 octobre 2019

Il vous est possible de réserver un espace dans notre remorque réfrigérée pour y entreposer vos produits à distribuer au Salon. Le tarif est de 75$ pour chaque palette. Vos produits réfrigérés devraient être livrés après 12h (midi) la journée de montage.

Veuillez compléter le formulaire ci-joint et l’envoyer à : [email protected]

BON DE COMMANDE RÉFRIGÉRATION & CONGÉLATEUR

29. RÈGLES & RÈGLEMENTS


Espace d’exposition et restrictions

Booth Allowance

  • Le diagramme no 1 montre les rideaux fournis avec votre emplacement.
  • Le diagramme no 2 montre la hauteur maximale pour les bannières et produits dans votre kiosque.
  • Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi.
  • Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque.
  • Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l’avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur.
  • Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par Dina Latina ([email protected]).

Les cloisons préfabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le salon.

Affichage
Aucune affiche ni matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l’arrière du stand ni être accroché au plafond ou en travers de l’allée, sans l’autorisation de la direction du Salon. Les affiches doivent être imprimées d’un côté seulement. Votre message de marque doit se trouver face à l’intérieur de votre kiosque seulement.

Recouvrement de sol
Un recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez amener votre propre recouvrement ou le commander chez notre fournisseur, GES. Veuillez noter les restrictions concernant le ruban adhésif ci-dessous.

Ruban adhésif (Dommages au sol, mur et tapis)
Il est important que vous utilisiez le bon type de ruban adhésif pour l’installation de votre tapis dans votre kiosque. Si vous n’utilisez pas le bon ruban, il y aura des frais qui vous seront facturés pour le nettoyage de celui-ci.

Voici les modèles de ruban adhésif deux-faces acceptés par l’ExpoCité :

MURS :

• Crochet adhésif 3M, no 7220

PLANCHER:

• Écho Tape : DC-W188F
• Écho Tape : CL-W6033
• 3M 6910
• Uline S-21257

Si vous apportez votre propre tapis, vous devez respecter les restrictions sur le ruban adhésif ci-dessus. Veuillez informer la Direction du salon avant d’installer votre tapis ou revêtement si vous n’avez pas le bon ruban adhésif.

Vous pouvez acheter le ruban adhésif approuvé en ligne ici : https://www.echotape.com/fr-ca

Si vous souhaitez installer un tapis sur le tapis existant, veuillez contacter Dina Latina, [email protected] ou au 1-800-891-4859 poste 224.

Restrictions relatives à l’installation des kiosques
Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. L’exposant est aussi responsable pour l’huile, la graisse ou tout autre dommage général aux tapis. Les exposants souhaitant poser leur propre recouvrement de sol ne devront pas le fixer directement au plancher de l’immeuble. Nous vous suggérons d’utiliser du papier de construction ou un ruban adhésif approuvé (CL-W6048 ou CL-W6048).

Démonstrations/distributions
Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation au préalable de la direction.

Règlements relatifs aux incendies
Tout exposant souhaitant utiliser un combustible (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou propane) dans l’espace d’exposition doit contacter la Direction du salon. Tous les expositions et matériels doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.

National Event Management est tenu de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Dina Latina au (905) 477-2677 ou 1 800 891-4859, poste 224 ou [email protected].

RÈGLEMENTS RELATIFS AUX INCENDIES

Animaux sur le site
La politique du site interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance pour handicapés qui sont autorisés sans restriction. Une permission doit être obtenue d’ExpoCité pour toute exception. Veuillez contacter Dina Latina ([email protected] ; 905 477-2677 x 224) pour les formulaires nécessaires.

Ballons gonflés à l’hélium
Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (aux frais de l’exposant) pour les ballons perdus. Veuillez contacter Dina Latina ([email protected]) si vous souhaitez utiliser des ballons gonflés à l’hélium dans votre exposition.

Transport mécanique
Les transports mécaniques tels que les voiturettes électriques, les scooters et les bicycles ne sont pas autorisés dans les allées pendant le salon. Les seules exceptions à cette règle s’appliquent aux personnes handicapées qui visitent le salon ou ceux avec l’autorisation de la Direction du salon.

Non-conformité
National Event Management réserve le droit d’effectuer des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon, sans préavis. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la Direction du salon et le non-respect de ses règlements pourrait résulter en l’expulsion de l’exposant fautif et/ou la fermeture de son kiosque.

30. SACS D’ÉCHANTILLONS

Si vous avez réservé votre place dans le programme de Sacs d’échantillons, veuillez livrer vos produits à :

AFFI
1400, Av. Galilée
Québec, Québec
Canada, G1P 4E3
Attention: Audrey Messervier
Phone: 418 683-2946, ext. 6101
Email: [email protected]

Les produits doivent être livrés entre le 9 octobre 2019 et le 28 octobre 2019. Nous ne pouvons retarder le délai de livraison. Les produits livrés après la date limite, seront inclus seulement dans les sacs restants. Des frais additionnels peuvent s’appliquer si vos échantillons arrivent après la date limite.

Assurez-vous de bien indiquer LE SALON NATIONAL DE LA FEMME DE QUÉBEC sur vos colis.

31. STATIONNEMENT DES EXPOSANTS


Les zones P9 et P10 sont dorénavant réservées exclusivement aux exposants. Le tarif de stationnement à ExpoCité est de 10 $. Veuillez aviser le préposé au stationnement que vous êtes exposant pour recevoir trois entrées gratuites avec l’achat de votre billet de stationnement.

PLAN D’ACCÈS

32. TÉLÉPHONE / INTERNET

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 31 octobre 2019

Veuillez noter : ExpoCité ne possède pas de connexion WiFi gratuit.

Si vous désirez obtenir une ligne téléphonique ou Internet dans votre kiosque, veuillez remplir votre demande et l’envoyer directement à [email protected].

Pour plus d’informations, veuillez contacter :

ExpoCité
Tél: (418) 691-7250
Fax: (418) 691-7249
[email protected]

BON DE COMMANDE TÉLÉPHONE & INTERNET

33. VÉHICULES AU SALON

Tous les véhicules doivent respecter les horaires et procédures d’arrivée et de départ établis par la Direction du Salon. Veuillez aviser Dina Latina ([email protected]) si vous aimeriez inclure un véhicule dans votre installation.

Les véhicules à moteur ou tout équipement fonctionnant avec l’essence qui sera présent dans votre kiosque doit être équipé d’un réservoir à essence pouvant être verrouillé et les batteries doivent être débranchées. Les réservoirs à essence ne doivent pas contenir plus de 1/3 en essence pour permettre au produit de prendre son expansion. Les véhicules qui ne peuvent être équipé d’un bouchon pouvant être verrouillé devront au moins avoir un bouchon scellé de façon acceptable au Département des incendies.

  1.  Tous les réservoirs à carburant de véhicules exposés doivent être complétement fermés et inaccessibles au public, à l’exception de réservoirs n’ayant jamais contenu de carburant.
  2. Les réservoirs à carburant ne doivent pas être scellés avec du ruban adhésif car cela pourrait nuire au fonctionnement de la valve de sécurité.
  3. Les réservoirs à carburant ne doivent être ni plein ni vide, mais peuvent être remplis au maximum au 1/3 de leur capacité.
  4. Les batteries de voiture doivent être débranchées. Dans les cas de moteurs sans batterie, il faudra retirer les bougies d’allumage.
  5. Il est interdit de démarrer les véhicules durant le Salon.

Les exposants seront tenus responsables pour tout dommage aux tapis (graisse, huile, etc.)

Les exposants doivent fournir à la Direction du salon une clé pour la voiture et le nom & numéro de téléphone de la personne responsable du véhicule.

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