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National Event Management



Manuel de l'exposant
Bienvenue et merci d'avoir choisi de participer au Salon national de la femme de Québec.

Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l'exposant qui vous fournira toute l'information nécessaire pour rendre votre participation au Salon plus rentable et plus agréable.

Le bureau du Salon sera installé au Palais des Congrès vendredi le 14 novembre dès 9 h, et la direction sera à votre disposition pour vous aider pendant toute la durée du Salon.

PRODUIT PAR

National Event Management
60, chemin Renfrew, bureau 105
Markham (Ontario) L3R 0E1
Téléphone : 905-477-2677 ou 1 800 891-4859
Télécopieur : 905 477-7872

DIRECTION DU SALON

Susan Wood
Directrice des ventes du Salon de Québec
Téléphone : 800-891-4859, poste 234
Adresse électronique : susanwood@nationalevent.com

Claude Marcil
Directrice des ventes du Salon de Québec
Téléphone : 800-891-4859 poste 227
Adresse électronique : cmarcil@nationalevent.com

Natalie Weaver
Directrice des ventes du Salon de Québec
Téléphone : 800-891-4859 poste 275
Adresse électronique : nweaver@nationalevent.com

EMPLACEMENT DU SALON

ExpoCité, Centre des Foires
250, boul. Wilfred-Hamel
Québec (Québec) G1L 5A7
Téléphone : (418) 691-7110

DATES ET HEURES DU SALON

Samedi 15 novembre 2008 de 10 h à 18 h
Dimanche 16 novembre 2008 de 10 h à 17 h

HEURES D'ARRIVÉE DES EXPOSANTS

Vendredi 14 novembre 2008 de 9 h à 20 h

Il ne sera pas permis aux exposants d'installer leur stand pendant les heures d'ouverture du Salon.

Quais de déchargement
Pour faciliter l'arrivée et le depart du materiel, les exposants auront accès à 13 quais de déchargement de 2,4 m X 2,4 m (8 pi X 8 pi)
Il y a un accès direct aux couloirs du salon par 4 portes mesurant 4,7 m X 4,7 m (15,4 pi par 15,4 pi)

DÉPART DES EXPOSANTS

Veuillez prendre note que le départ des exposants ne commencera qu'à la fermeture du Salon à 17 h, et une fois les allées vides. Pour éviter la file d'attente, si vous êtes en mesure de sortir votre matériel par vous-même, nous vous encourageons à le faire.

HEURES DE DÉPART DES EXPOSANTS

Dimanche 16 novembre 2008 entre 17 h 15 et 22 h

Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.


FORMULAIRES/SERVICES DU SALON
Pour les rabais, veuillez noter la date limite avant le début du Salon sur chaque formulaire. Veuillez retourner les formulaires au numéro de télécopieur qui figure sur le formulaire.

LIVRAISONS AU SALON

TRANSPORTEUR DE MARCHANDISES :
Veuillez noter que le transporteur de marchandises officiel du Salon est la compagnie Freeman. Si vous devez expédier des produits au ou du Salon, veuillez coordonner le tout avec la compagnie Freeman en téléphonant au 1-877-478-1113.

Formulaire de commande pour livraison

À NOTER : ExpoCité N'ACCEPTERA aucune livraison à même le site avant la date d'aménagement du Salon.

LIVRAISON AVANT LE DÉBUT DU SALON :
Si vous avez besoin d'expédier votre stand d'exposition avant le début du Salon, la compagnie Freeman est en mesure de recevoir, emmagasiner, livrer et ensuite mettre sur pied votre espace d'exposition et vos présentoirs de marchandises encaissées.

Veuillez identifier votre chargement clairement.

Nom de l'exposant
Numéro du stand
Salon national de la femme de Québec
A/S de Freeman - Ottawa
940 Chemin Belfast
Ottawa (ON)
K1G 4A2

Étiquettes pour chargement anticipé

Toute livraison de matériel avant le début du salon peut être acheminé à l'entrepôt de Freeman du 14 octobre au 6 novembre inclusivement. Des frais supplémentaires s'appliqueront à tout chargement livré après le 6 novembre 2008.

LIVRAISON DIRECTE AU SALON LE 14 novembre 2008
Pendant les heures d'aménagement, la direction du Salon se fera un plaisir d'accepter votre matériel en votre nom. Le tout vous attendra au quai jusqu'à votre arrivée. Si vous avez besoin d'aide pour déplacer votre matériel du quai à votre stand ou vous voulez un chariot élévateur, la compagnie Freeman sera en mesure de vous aider.

Veuillez vous assurer qu'une étiquette clairement lisible identifie votre chargement.

Nom de l'exposant
Numéro du stand
Salon national de la femme de Québec
Expo Cité - Centre des Foires
250, boulevard Wilfred-Hamel,
Québec (QC) G1L 5A7

Formulaire de commande pour matériel de manutention
Formulaire de commande pour installer et démonter
Formulaire pour les livraisons quittant le Salon
Formulaire de mode de paiement
Autorisation d'un tiers

COULEURS DU SALON

Les rideaux de stand - noir
Le tapis du stand - gris
Le tapis des couloirs - mauve

DÉCORATEUR

Freeman Decorating
940, chemin Belfast
Ottawa (Ontario) K1G 4A2
Téléphone : (613) 748-7180
Télécopieur : (613) 745-8303

ENSEMBLE COMPLET DE STAND : Un ensemble tout compris d'accessoires pour stand est présentement disponible. Cet ensemble comprend des rideaux noirs, le tapis gris du stand, une table de 16 pieds juponnée (voir le choix de couleurs sur le formulaire), 2 chaises et une prise d'électricité double. Les prix sont spécifiés sur votre contrat. Si vous en n'avez pas fait la demande de cet ensemble au moment de votre inscription à l'événement et que vous désirez l'obtenir, veuillez contacter votre représentant de vente au 905-477-2677. Ce formulaire est seulement pour la sélection de la couleur de la jupette de table et non pour commander l'ensemble. Si vous avez déjà choisi la couleur de la jupette de la table de votre stand dans votre contrat, il n'est pas nécessaire de remplir le formulaire. Aucun substitut n'est disponible pour l'ensemble.

Veuillez ne pas compléter des formulaires de services pour les articles déjà compris dans cet ensemble.

La date limite pour commander cet ensemble, de même que pour choisir la couleur de la jupette de votre table, est le 14 octobre 2008. Si le formulaire de sélection de la couleur n'est pas complété par cette date, les couleurs par défaut sseront gris pour le tapis et blanc pour la jupette de table.

Veuillez ne pas compléter de formulaires de services pour les articles déjà compris dans cet ensemble.

Ensemble complet de stand

SERVICES D'ÉLECTRICITÉ

La jonction électrique n'est pas incluse dans votre stand. Si vous en avez besoin, veuillez compléter le formulaire ci-joint et le retourner à SPL Electric.

SPL, Division Services Électroniques Inc.
Téléphone : (514) 871-5871 ou 1 888 871-5871
Télécopieur : (514) 868-6622

Services électriques

TÉLÉPHONE/INTERNET

ExpoCité
Téléphone : (418) 691-7110 poste 2287 - Mélanie Mathieu
Télécopieur : (418) 691-7110

Télécommunications

AUDIO VISUEL

SPL, Division Services Électroniques Inc.
Téléphone : (514) 871-5871 ou 1 888 871-5871
Télécopieur : (514) 868-6622

Informatique et audio visuel

HÔTEL

L'hôtel officiel du Salon est l'Hôtel & Suites Normandin. Nous avons convenu avec l'hôtel un tarif privilégié de 92 $ par nuit pour occupation simple / double, chambre standard ou exécutive. Une suite studio est aussi disponible au tarif privilégié de 112 $ la nuit.

Hôtel & Suites Normandin
4700 boulevard Pierre- Bertrand
Québec (Québec) G2J 1A4

Vous pouvez réserver au 418-622-1611 ou 800-463-6721. Lors de votre réservation, veuillez préciser que vous serez un exposant au Salon national de la femme de Québec.

Les tarifs privilégiés susmentionnés sont garantis jusqu'au 31 octobre 2008.

L'hôtel est situé à 5 minutes d'ExpoCité.

NETTOYAGE DES STANDS

Freeman Decorating
Téléphone : (613) 748-7180
Télécopieur : (613) 745-8303

Les exposants sont responsables de l'entretien de leur espace d'exposition.

Nettoyage de stand
Formulaire de mode de paiement
Autorisation d'un tiers

INSIGNES PORTE-NOM DES EXPOSANTS

Avant le début du Salon, nous allons vous faire parvenir six insignes pour les stands de dimension 10 pi X 10 pi, et 12 insignes pour les stands de dimension 10 pi X 20 pi ou plus large. Les insignes ne seront pas personalisées et porteront que le nom de votre compagnie. Veuillez vous assurer de les distribuer avant votre aménagement au Salon aux personnes qui seront assignées à votre stand. Advenant que vous ne soyez pas en mesure d'en faire la distribution avant le début du Salon, veuillez apporter les insignes au bureau du salon lors de votre aménagement et convenir avec les personnes assignées à votre stand de venir les chercher à cet endroit à leur arrivée au Salon. Les insignes doivent être portés en tout temps pour accéder au Salon.

Si nous devons acheminer les insignes à une adresse autre que celle précisée dans le contrat, veuillez vous assurer d'en faire part à Rosemary Lanni en communiquant avec cette dernière soit par courriel à rlanni@nationalevent.com ou par téléphone au 905-477-2677, poste 269.

STATIONNEMENT DES EXPOSANTS

Aucune passe de stationnement n'est disponible. Le tarif du stationnement est 7 $ par jour. Vous payez à l'entrée même du stationnement.

Veuillez noter qu'aucun frais de stationnement ne sera applicable lors de la journée d'aménagement.

RÉFRIGÉRATION/CONGÉLATION

L'espace de réfrigération disponible est limité. De manière à nous permettre de vous garantir que nous avons amplement d'espace disponible, veuillez compléter le formulaire ci-joint et le faire parvenir par télécopieur au 905-477-7872 ou par courriel à susanwood@nationalevent.com

ÉCHANTILLONS DE NOURRITURE

Si vous planifiez d'échantilonner de la nourriture lors de l'événement, vous devez aviser ExpoCité. Les échantillons doivent se limiter à la grosseur d'une portion bouchée. Veuillez communiquer avec Gaétane Marcoux pour obtenir l'approbation d'échantillonner.

Téléphone : (418) 691-6230

SAC DE PRIMES

Si vous avez payé pour inclure un échantillon dans le sac de primes, vous devez acheminer les produits à Ateliers TAQ.

Ateliers TAQ
515, rue Michel-Fragasso
Québec (QC) G2E 5K6

Veuillez vous assurer d'indiquer le nom de votre compagnie et que les échantillons livrés sont pour le Salon national de la femme de Québec.

Vos échantillons doivent être reçus à l'Ateliers TAQ au plus tard le 27 octobre 2008 pour que ces derniers soient inclus dans les sacs de primes. Aucune livraison tardive ne sera acceptée.

Pour toute question, veuillez communiquer avec Lynn McVey au 905-477-2677, poste 224 ou par courriel à lmcvey@nationalevent.com

DOUANES

Freeman est le courtier en douane officiel du Salon. Si vous avez besoin de leurs services, veuillez communiquer directement avec eux :

Téléphone : (514) 987-2700
Télécopieur : (514)665-4628

Douanes
Lettre de douane


RÈGLES ET RÈGLEMENTS

Restrictions relatives aux véhicules

a) Tout exposant désirant apporter un véhicule sur les lieux d'un événement, pour le placer dans son stand, doit au préalable obtenir l'autorisation de la direction du salon de National Event Management.

b) En vertu de cette politique de restriction des véhicules, les exposants ayant obtenu l'autorisation d'apporter un véhicule promotionnel dans leur stand, doivent le faire uniquement dans le but de faire la promotion d'un produit, d'une marque ou d'un service en particulier, sans rapport avec le véhicule lui-même. Le nom d'un concessionnaire ou d'un fabricant de véhicules ne doit en aucun cas être mentionné.

c) Aucun exposant ne peut organiser un concours quel qu'il soit, en relation avec sa participation au Salon national de la femme, soit à l'intérieur de son stand ou avant le Salon, et qui comprend un véhicule quel qu'il soit donné en cadeau.


Espace d'exposition et restrictions

Aucun stand ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi. Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du stand. Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l'avant du stand ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la direction du Salon.

Les cloisons pré-fabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le début du Salon.

Affichage

Aucune affiche ni matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l'arrière du stand ni être accroché au plafond ou en travers de l'allée, sans l'autorisation de la direction du Salon. Toutes les affiches ne doivent être imprimées que d'un seul côté.

Démonstrations/distributions

Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l'extérieur de votre stand. Il n'est pas permis d'utiliser un microphone sans obtenir l'autorisation au préalable de la direction.

Règlement relatif aux incendies

National Event Management est tenue de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n'est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Lynn McVey au (905) 477-2677 ou 1 800 891-4859, poste 224.

Hélium

Vous pouvez utiliser des ballons à l'hélium durant le Salon. Par contre, s'il s'avère nécessaire de devoir déloger des ballons du plafond, vous devrez encourir les frais. Nous recommandons que les ballons soient fermement attachés à votre exposition.

Véhicules au Salon

Les restrictions suivantes s'apliquent :

1. Tous les bouchons de réservoir de carburant de véhicules exposés doivent être barrés et inaccessibles au public, à l'exception de réservoirs n'ayant jamais contenu de carburant.
2. Les réservoirs des véhicules exposés ne doivent pas être scellés avec du ruban adhésif car cela pourrait nuire au fonctionnement de la valve de sécurité.
3. Les réservoirs des véhicules exposés ne doivent être ni plein ni vide, mais remplis au ¾.
4. Les batterie pour le démarrage doivent être déconnectées, et dans le cas des engins sans batterie, il faut retirer les bougies d'allumage.
5. Il est interdit de démarrer les véhicules durant le Salon.

Animaux sur le site

Les animaux sont interdits sur les lieux à moins d'avoir obtenu au préalable l'autorisation d'ExpoCité.

Nous remercions nos commanditaires :
Restylane
Laurier Québec
Magazine Mieux-Être