d'avoir choisi de participer au Salon national de la femme de Québec.
Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l'exposant qui vous fournira toute l'information nécessaire pour rendre votre participation au Salon plus rentable et plus agréable.
Le bureau du Salon sera installé au ExpoCité, Centre des Foires vendredi le 12 novembre dès 9 h, et la direction sera à votre disposition pour vous aider pendant toute la durée du Salon.
HEURES D'ARRIVÉE DES EXPOSANTS
Vendredi 12 novembre 2010 de 9 h à 20 h
Il ne sera pas permis aux exposants d'installer leur kiosque pendant les heures d'ouverture du Salon.
LE QUAI DE LIVRAISON
Pour faciliter l'arrivée et le départ du matériel, les exposants auront accès à 13 quais de déchargement de 2,4 m X 2,4 m (8 pi X 8 pi)
Il y a un accès direct aux couloirs du salon par 4 portes mesurant 4,7 m X 4,7 m (15,4 pi par 15,4 pi)
Véhicules au Salon
1. Tous les bouchons de réservoir de carburant de véhicules exposés doivent être barrés et inaccessibles au public, à l'exception de réservoirs n'ayant jamais contenu de carburant.
2. Les réservoirs des véhicules exposés ne doivent pas être scellés avec du ruban adhésif car cela pourrait nuire au fonctionnement de la valve de sécurité.
3. Les réservoirs des véhicules exposés ne doivent être ni plein ni vide, mais remplis au ¾.
4. Les batterie pour le démarrage doivent être déconnectées, et dans le cas des engins sans batterie, il faut retirer les bougies d'allumage.
5. Il est interdit de démarrer les véhicules durant le Salon.
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Le moyen le plus économique d'expédier votre matériel au salon est de vous assurer que la livraison prenne place lors de la journée officielle de l'aménagement :
Vendredi le 12 novembre 2010
De 8 h à 18 h
Nous vous suggérons d'utiliser le transporteur de marchandise officiel du salon, YRC Reimer, ou bien utiliser un autre transporteur de votre choix.
LE TRANSPORTEUR DE MARCHANDISES OFFICIEL DU SALON
Tel que mentionné plus haut, le transporteur de marchandises officiel du salon est la compagnie YRC Reimer. Si vous devez expédier votre matériel avant le jour d'aménagement au salon, la compagnie sera en mesure de recevoir et emmagasiner le tout pour une durée maximum de 30 jours avant le début du salon, et ce sans frais. Par la suite, la compagnie livrera la marchandise au salon lors de la journée d'aménagement.
Advenant que vous voulez vous prévaloir de ce service, veuillez communiquer avec Joy Mallouk au 866-506-3976 ou par courriel à : joy.mallouk@yrcw.com
À NOTER : ExpoCité N'ACCEPTERA aucune livraison au site avant la date d'aménagement du Salon.
L'équipe de gestion du salon sera sur place lors de cette journée d'aménagement afin d'accuser réception de votre matériel en votre nom. Votre matériel sera déposé au quai et y restera jusqu'à votre arrivée. Afin de déplacer votre matériel à votre espace d'exposition, nous aurons alors à votre disposition des camions-pompes et chariots, et ce sans frais. Advenant que vous devez utiliser un chariot élévateur à fourche, veuillez communiquer avec votre représentant de commerce puisque des frais pourraient s'appliquer.
Veuillez identifier votre chargement clairement.
Nom de l'exposant
Numéro du kiosque
Salon national de la femme de Québec
Expo Cité - Centre des Foires
250, boulevard Wilfred-Hamel,
Québec (QC) G1L 5A7
LIVRAISON AVANT LE DÉBUT DU SALON :
Si vous avez besoin d'expédier votre kiosque d'exposition avant le début du Salon, la compagnie Freeman est en mesure de recevoir, emmagasiner, livrer et ensuite mettre sur pied votre espace d'exposition et vos présentoirs de marchandises encaissées.
Veuillez clairement identifier votre chargement.
Nom de l'exposant
Numéro du kiosque
Salon national de la femme de Québec
A/S de Freeman - Ottawa
940 Chemin Belfast
Ottawa (ON)
K1G 4A2
Toute livraison de matériel avant le début du salon peut être acheminé à l'entrepôt de Freeman du 12 octobre au 5 novembre inclusivement.
Formulaire de commande pour matériel de manutention
Formulaire de commande pour installer et démonter
Formulaire de mode de paiement
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Votre aire d'exposition est constituée uniquement d'un kiosque avec cloisons de drap. Les exposants sont responsables de fournir le tapis et tout autre recouvrement de plancher pour leur kiosque. Le décorateur officiel du salon est la compagnie
Freeman Decorating. Elle peut vous fournir le tapis et tout autre accessoire dont vous pourriez avoir besoin pour votre kiosque. Contactez Freeman Decorating si vous désirez obtenir de l'aide ou pour obtenir un coût estimatif pour les accessoires pouvant répondre à vos besoins.
COULEURS DU SALON
Les rideaux de kiosque - noir
Le tapis des couloirs - mauve
Freeman Decorating
940, chemin Belfast
Ottawa (Ontario) K1G 4A2
Téléphone : (613) 748-7180
Télécopieur : (613) 745-8303
Un ensemble tout compris d'accessoires pour kiosque est présentement disponible. Cet ensemble comprend des rideaux noirs, le tapis gris du kiosque, une table de 6 pieds juponnée (voir le choix de couleurs sur le formulaire), 2 chaises et une prise d'électricité double. Les prix sont spécifiés sur votre contrat. Si vous en n'avez pas fait la demande de cet ensemble au moment de votre inscription à l'événement et que vous désirez l'obtenir, veuillez contacter votre représentant de vente au 905-477-2677. Ce formulaire est seulement pour la sélection de la couleur de la jupette de table et non pour commander l'ensemble. Si vous avez déjà choisi la couleur de la jupette de la table de votre kiosque dans votre contrat, il n'est pas nécessaire de remplir le formulaire. Aucun substitut n'est disponible pour l'ensemble.
Veuillez ne pas compléter des formulaires de services pour les articles déjà compris dans cet ensemble.
La date limite pour commander cet ensemble, de même que pour choisir la couleur de la jupette de votre table, est le 12 octobre 2010. Si le formulaire de sélection de la couleur n'est pas complété par cette date, les couleurs par défaut seront gris pour le tapis et blanc pour la jupette de table.
Veuillez ne pas compléter de formulaires de services pour les articles déjà compris dans cet ensemble.
Ensemble complet de kiosque
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La jonction électrique n'est pas incluse dans votre kiosque. Si vous en avez besoin, veuillez compléter le formulaire ci-joint et le retourner à
SPL Electric.
SPL, Division Services Électroniques Inc.
Téléphone : (418) 681-1160 ou (800) 722-8161 poste 245
Télécopieur : (418) 681-2739
Services électriques
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L'hôtel officiel du Salon est l'Hôtel & Suites Normandin. Nous avons convenu avec l'hôtel un tarif privilégié de 95 $ par nuit pour occupation simple / double, chambre kiosqueard ou exécutive. Une suite studio est aussi disponible au tarif privilégié de 115 $ la nuit.
Hôtel & Suites Normandin
4700 boulevard Pierre- Bertrand
Québec (Québec) G2J 1A4
Vous pouvez réserver au 418-622-1611 ou 800-463-6721. Lors de votre réservation, veuillez préciser que vous serez un exposant au Salon national de la femme de Québec.
Les tarifs privilégiés susmentionnés sont garantis jusqu'au 29 octobre 2010.
L'hôtel est situé à 5 minutes d'ExpoCité.
Information d'hôtel
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Vous pouvez acheter votre passe de stationnement au bureau du salon lors de votre aménagement vendredi le 12 novembre. Le coût pour une passe de deux jours est de 7 $.
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Puisque l’espace de réfrigération est limité, si vous avez besoin d’une portion de cet espace veuillez en aviser Natalie Weaver.
Natalie Weaver
Téléphone : 800-891-4859 poste 275
courriel : nweaver@nationalevent.com
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Si vous planifiez d'échantilonner de la nourriture lors de l'événement, vous devez aviser ExpoCité. Les échantillons doivent se limiter à la grosseur d'une portion bouchée. Veuillez communiquer avec Phoebe Burke pour obtenir l'approbation d'échantillonner.
Téléphone : (418) 691-7110 poste 2248
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Pour les exposants qui auront des produits de surplus après le Salon et si vous désirez en faire un don, L'Armée du Salut sera très contente des accepter. Ils feront la cueillette le dimanche soir après la fermeture. N'hésitez pas de me contacter pour tous les renseignements. Natalie Weaver 800-891-4859 X275,
nweaver@nationalevent.com.
Merci Beaucoup
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Avant le début du Salon, nous allons vous faire parvenir six porte-noms pour les kiosque 10 pi X 10 pi, et 12 porte-noms pour les kiosque 10 pi X 20 pi ou plus. Les insignes porteront que le nom de votre compagnie. Veuillez vous assurer de les distribuer avant votre aménagement au Salon aux personnes qui seront assignées à votre kiosque. Advenant que vous ne soyez pas en mesure d'en faire la distribution avant le début du Salon, veuillez veuiller les apporter les au bureau du salon lors de votre aménagement et convenir avec les personnes assignées à votre kiosque de venir les chercher à cet endroit à leur arrivée au Salon. Les porte-noms doivent être portés en tout temps pour accéder au Salon.
Si nous devons acheminer les port-noms à une adresse autre que celle précisée dans le contrat, veuillez vous assurer d'en faire part à Rosemary Lanni en communiquant avec cette dernière soit par courriel à rlanni@nationalevent.com ou par téléphone au 905-477-2677, poste 269.
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Si vous avez payé pour inclure un échantillon dans le sac de primes, vous devez acheminer les produits à
Ateliers TAQ.
Ateliers TAQ
515, rue Michel-Fragasso
Québec (QC) G2E 5K6
Veuillez vous assurer d'indiquer le nom de votre compagnie et que les échantillons livrés sont pour le Salon national de la femme de Québec.
Vous avez jusqu’au jeudi le 3 novembre 2010 pour nous livrer votre produit pour que celui-ci soit inclus dans nos sacs de prime. Nous acceptons la livraison de vos produits à compter du 4 octobre 2010. Les heures de livraison sont de 8 h à 1630 h. Ne pas oublier que nos bureaux seront fermés lundi le 12 octobre en raison de l’Action de grâce.
Aucune livraison tardive ne sera acceptée.
Pour toute question, veuillez communiquer avec Natalie Weaver au 905-477-2677, poste 275 ou par courriel à nweaver@nationalevent.com
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Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi. Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque. Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l'avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la direction du Salon.
Les cloisons pré-fabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le début du Salon.
Aucune affiche ni matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l'arrière du kiosque ni être accroché au plafond ou en travers de l'allée, sans l'autorisation de la direction du Salon. Toutes les affiches ne doivent être imprimées que d'un seul côté.
Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l'extérieur de votre kiosque. Il n'est pas permis d'utiliser un microphone sans obtenir l'autorisation au préalable de la direction.
National Event Management est tenue de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n'est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Lynn McVey au (905) 477-2677 ou 1 800 891-4859, poste 224.
Vous pouvez utiliser des ballons à l'hélium durant le Salon. Par contre, s'il s'avère nécessaire de devoir déloger des ballons du plafond, vous devrez encourir les frais. Nous recommandons que les ballons soient fermement attachés à votre exposition.
Les animaux sont interdits sur les lieux à moins d'avoir obtenu au préalable l'autorisation d'ExpoCité.